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SIGEM – 3ª Parte (más sobre el Registro)

noviembre 12, 2008

Con la ausencia de periodicidad fija que es ya una de las características de este blog, paso a revisar las características del uso práctico del Registro del SIGEM.

Para empezar, el usuario se encuentra con una interfaz en la URL principal de la aplicación donde introduce la clásica combinación de usuario y contraseña.

Merece la pena subrayar algunas cuestiones de seguridad que, aunque sean básicas, no dejan de ser importantes.

La primera es que, al tratarse de una aplicación on line, los usuarios de la aplicación deberían (de vez en cuando) comprobar que la dirección a la que se conectan es la verdadera y no es una dirección pirateada. Reconozco que la terminología técnica no es la más apropiada, pero este blog se dirige a usuarios de aplicaciones informáticas, y no a expertos ingenieros.

Por lo tanto, el usuario tiene que comprobar que el certificado de seguridad de la dirección a la que se conecta, se corresponda al de esa dirección. Eso se hará con un doble click en el icono del candado amarillo que suele aparecer en la parte baja de la pantalla, a la derecha. Sólo de esa forma, se podrá comprobar fehacientemente la autenticidad de la URL.

Además, el usuario tiene la posibilidad de cambiar la contraseña la primera vez que se conecte. Se aconseja al personal que se vaya familiarizando con ese procedimiento, ya que tendrá que cambiar muchas veces la seguridad de su contraseña a lo largo de su vida laboral.

En este momento sería preferible que el Responsable de Seguridad, que es esa figura mencionada por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), instruya a los usuarios sobre algunos aspectos básicos de la seguridad de la contraseña. A saber:

– longitud mínima de 8 caracteres;

– introducir mayúsculas, minúsculas, números y signos ASCII;

no apuntar la contraseña en un lugar visible;

– que la contraseña no sea de fácil deducción (nombre del perro, un familiar, la matrícula del coche, la fecha de la boda, vamos, lo que todo el mundo pone);

no compartir la propia contraseña con el resto de usuarios;

– realizar cambios de la contraseña con una cierta periodicidad (como mínimo, una vez al año).

Todas estas normas de seguridad no son el fruto de los caprichos paranoicos del Responsable de Seguridad, sino que responden a las necesidades legales previstas también en el artículo 93 del R.D. 1720/2007. Casi de pasada, hay que recordar que ningún procedimiento de implantación de Administración Electrónica se puede llevar a cabo si no se ha realizado previamente una correcta implantación de la Protección de Datos de Carácter Personal. Por cierto, ¿habéis recibido formación por parte del Responsable de Seguridad de vuestra empresa/entidad pública?

Más utilidades del Registro, una vez que el usuario haya entrado correctamente en el sistema.

Para empezar, tiene un sistema de búsqueda, que permite encontrar (y, eventualmente, imprimir) los registros, de manera intuitiva, buscando por número, fecha de registro, usuario, origen o destino.

Una opción del Registro que no me ha convencido es la opción de “Edición“. Con esta opción, una vez encontrado un documento registrado (de entrada o salida), el usuario puede modificar un documento que haya pasado por el Registro, modificando los campos “Origen” o “Destino”. Me pregunto: si un e-documento llega al Registro electrónico desde, pongamos, el Ayuntamiento de Madrid, ¿por qué el usuario podrá modificar el origen del mismo?

Entiendo que los campos de edición estén pensados para remediar a pequeños errores o despistes, pero ¿es necesario editar el campo de “Origen”? ¿Todos los usuarios podrán editar estos campos? ¿Yo puedo editar lo que ha registrado mi compañero? ? ¿Lo tendrá que hacer el superior jerárquico? Estas mismas preguntas se ponen a la hora de “validar” los órganos de Destino o de Origen, es decir, de dar de alta el listado de entes públicos o privados desde donde se recibirán los documentos.

Llega el momento de dar de alta un nuevo Registro de entrada y el usuario tiene la opción, entre otras, de dar de alta también los documentos anexos al principal, bien capturándolos como documentos electrónicos, bien digitalizando documentos físicos. Bueno, en este último caso, habrá un poco de cola en el Registro, pero merece la pena esperar un rato, mientras la Administración recibe nuestros “papeles” y los digitaliza y guarda para siempre. Sólo esperaremos que el escáner sea rápido y que no nos rompan las hojas. Lo dicho, un poco de paciencia.

Una vez que los “papeles han sido recibidos”, el usuario puede imprimir un “certificado de registro” que, presumiblemente, servirá al ciudadano (o, en general, a quien haya presentado la instancia) a tener una prueba de la presentación.

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SIGEM en píldoras 1ª parte de muchas

julio 10, 2008

Como avisaba, la documentación sobre el SIGEM es ingente y no creo que me dé tiempo a leérmela toda antes de jubilarme. Acabo de empezar y he pensado que puede ser útil ir resumiendo los apartados que voy leyendo.

Una de las primeras dificultades que he encontrado es la terminología usada. He buscado un “manual de estilo”, “diccionario”, “léxico y términos” o algo por el estilo y no he encontrado nada. Los que no hablen el lenguaje sigemio (palabro de cosecha propia), lo vamos a tener difícil. Quizás sean téminos propios de la Administración que, para alguien que viene de la empresa privada, resultan bastante inaccesibles. Espero obtener ayudas al respecto.

En la documentación que manejo existen descritas por lo menos 8 fases para la implantación de este gestor documental, que van desde la primera (Análisis Funcional), hasta la octava, que incluye el Plan de Difusión de la herramienta.

Procediendo por oden, me he ido a leer la carpeta de Presentaciones, en la cual me he encontrado con muchas diapositivas que describen el Work Flow que se va a desarrollar. Nada nuevo, por lo tanto, sobre todo para los que están acostumbrados a la implantación de los procedimientos de calidad. En todo caso, es de agradecer la explicación esquemática de las Iteraciones, el Enrutado condicional, los Flujos paralelos, los Subprocesos y los Procesos semirreglados.

En la carpeta General se hace también una descripción de los softwares utilizados. Es muy reconfortante que prácticamente todo el software es de titularidad del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Los que no son de propiedad del Ministerio, porque están afectados por derechos de terceros son sólo la plataforma de e-firma (@Firma, del MAP), la plataforma de pago electrónico (SPT de red.es), la plataforma de Notificación Electrónica (SNTS-SISNOT, también del MAP) y el Driver TWAIN, para la digitalización de documentos. Este driver, por lo que se lee, aunque sea suministrado por los fabricantes es un estándar “hasta tal punto que no se concibe un escáner que no incluya su correspondiente driver TWAIN).

Existe también un abundante listado de software sometidos a Licencia de Software Libre.

Éstas sí que son buenas noticias, ya que se toma definitivamente la dirección de respetar los Principios generales previstos en el art.4 Ley 11/2007 (Principio de cooperación en la utilización de medios electrónicos por las Administraciones Públicas y Principio de neutralidad tecnológica).

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A friendly e-Government

abril 18, 2008

Después de la última desviación sobre el tema principal de este blog, volvemos a nuestra querida Administración Electrónica, con un pequeño análisis de la situación actual en este campo. Habrá que darle más de una pensada y más de varias críticas, pero, para eso está la Web 2.0, ¿no?

Comparativa de Administración Electrónica entre Alemania y España

  1. Fuente e indicadores

Para la realización de esta comparativa, he utilizado los datos presentados en el World Economic Forum, a través del estudio “The Global Information Technology Report 2007 – 2008” (GIRT), realizado para 127 países.

La comparativa realizada ha tomado como muestra los indicadores de dos países (Alemania y España), cuya organización político – administrativa federal (o cuasi federal en el caso de España[1]) permite comparar similares realidades de organización de las Administraciones Públicas, que se enfrentan a un complejo reparto de competencias por razones de materia y de territorio.

De este modo, la comparativa podrá arrojar datos sobre cómo se enfrentan países con estructura político – administrativa similares a los desafíos de Administración Electrónica.

Los indicadores extraídos del mencionado estudio hacen referencia a los llamados indicadores de Readiness, en particular, los referentes al Government Readiness e Individual Readiness.

  1. Resultados

En el cómputo global del estudio, los dos países no salen particularmente bien parados, con un resultado global, de todas formas, más favorable para Alemania (en la 16ª posición), con respecto a España (en la 31ª posición). Y eso, a pesar de la extraordinaria posición de Alemania (2º lugar) en materia de Business Readiness, donde España se coloca en un triste 36º lugar.

Esto es como decir que, mientras en Alemania, es el sector privado que arrastra el sector TIC, en España es el sector público el que impulsa el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Prueba de esto son los datos más particularizados referentes al Capítulo dedicado al Government Readiness, que colocan a Alemania en el lugar 27 y a España en el 36.

A partir de estos datos, sí que aparece una cierta contradicción, ya que, en los apartados referentes al más específico e-Government readiness index[2], España se encuentra dos posiciones más arriba que Alemania (20 y 22, respectivamente).

Este dato es alentador, ya que indica que el compromiso de dedicación de recursos, sobre todo en el aspecto de recursos humanos, sí denota una mayor implicación de las Administraciones Públicas en lo referente al uso de las ITC para la mejora de la Administración al servicio del ciudadano/administrado.

De todas formas, si analizamos estos datos en un conjunto temporal del último lustro, vemos como ambos países a duras penas aguantan sus posiciones (Alemania), o claramente retroceden en el ranking propuesto por el mencionado estudio (España).

Más concretamente, Alemania, mantiene su posición 27 del año 2002, cinco años después, en materia de Government Readiness.

En ese mismo campo, y en el mismo periodo de tiempo, España pierde hasta 10 posiciones, pasando del puesto 26 al 36.

Es decir, se hacen cosas, pero otros las hacen más rápidamente que nosotros.

  1. Conclusiones y Crítica

Las conclusiones más obvias sobre esta comparativa son las siguientes:

En situaciones de distribución de competencias político – administrativas similares, Alemania se sitúa en una posición mejor respecto a España[3];

El único factor favorable a España es el mayor grado de dedicación de recursos humanos al desarrollo del e-Government readiness[4].

El problema de este análisis, en realidad, es enfrentarse a la siguiente situación: las variables analizadas son todas las que están, pero no están todas las que son.

Intentaré explicarme. En la prefación redactada por Klaus Schwab, se afirma que las TIC “has also provided people all over the world with better opportunities to improve their life conditions and their business”. No se hace mención de las mejoras que las TIC han llevado a la vida de los ciudadanos en sus relaciones con la Administración.

Es por ese motivo que el estudio debería medir (otra cosa es establecer el cómo) el nivel de interacción entre los ciudadanos y la Administración, y cómo éste ha mejorado (se supone), gracias al uso de las TIC.

Es posible que los próximos GIRT analicen con más detalles esta interrelación; y esto es plausible, si atendemos a lo expresado por John Chambers, en el Foreword del mencionado estudio[5].

Adelantándonos (y atreviéndonos) a establecer cuáles son las variables que, en los próximos GIRT servirán para medir el grado de satisfacción de las relaciones ciudadano- Administración a través de las TIC, podríamos definir las mismas no tanto (o, por lo menos, no sólo) por sus valores numéricos, si no por el grado de aceptación y uso real de estas herramientas.

Es decir, sería interesante medir, por ejemplo, cuánto tiempo emplea un ciudadano en la realización de un trámite habitual con una Administración Pública (valoración numérica).

Pero, al mismo tiempo, deberíamos valorar, el grado de satisfacción obtenida por el ciudadano que, gracias a las TIC, consigue realizar el trámite habitual del ejemplo.

El problema se desplazará en la búsqueda de los parámetros de esta satisfacción que, por alejarse de valores meramente numéricos, entrará de necesidad en la esfera de lo opinable (valoración de la experiencia). Aun así, avanzo algunas ideas.

Grado de satisfacción en la relación ciudadano – Administración podrá ser:

la facilidad de uso de los soportes TIC;

la rapidez del trámite, tanto en su presentación, como en la obtención de la respuesta;

la sencillez del trámite, ya que el ciudadano podrá aportar menos documentación, respecto al procedimiento requerido off-line;

la sensación de seguridad jurídica de haber realizado correctamente el trámite;

la concesión de premios, por parte de la Administración, beneficiando al ciudadano por haber utilizado un canal TIC (eliminación o reducción de tasas e impuestos, prioridad en la concesión de beneficios, etc.);

el incremento constante del uso de las TIC, que nos dará un dato real de la penetración de estas herramientas en la vida cotidiana de los ciudadanos/administrados.

Supongo que los anglosajones ya han acuñado el término que puede definir el deseable futuro de la interrelación ciudadano – Administración: a friendly e-Government.


[1] Ver nota 3.

[2] “It assess e-government readiness based in website assessment telecommunications infrastructure adn human resources andowment

[3] Esta afirmación es válida, sólo si se acepta que la configuración federal alemana se puede comparar a la distribución de competencias previstas en el Estado Autonómico español.

[4] Queda por valorar si el human resource endowment del estudio se basa sólo en criterios numéricos (número de funcionarios), o si analiza sus capacidades de manejo de las TIC.

[5]Business and government leaders will need to lead from a “collaboration and teamwork” mentality as opposed to the traditional “command and control” perspective”.

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Los costes de implantación de e-Administración – 3ª Parte

enero 17, 2008

Toca ahora analizar el Escenario Pesimista, en el cual se presenta uno de los posibles (y no deseables) casos en los que los coste de implantación de la e-Administración pueden acarrear serios problemas a sus responsables.

Escenario-pesimista.ppt

Tenemos, como en los casos anteriores, nuestra curva descendiente de inversiones, a la cual, esta vez, deberemos de prestar más atención. Pongamos que, en principio, se mantiene como en los demás casos.

Aquí, lo que varía es el desarrollo de la productividad de la Administración. En este escenario pesimista, la productividad no arranca de cero, pero disminuye en las primeras fases de la implantación de la e-Administración. Además, esta disminución coincide en el tiempo con las fases de inversión más abundantes. Entonces, ¿por qué motivo se agranda el área roja del déficit?

La productividad puede bajar, especie en las primeras fases, porque los funcionarios deben hacer frente a sus cotidianas tareas, al mismo tiempo que participan de las primeras fases de implantación de la e-Administración. Desde luego, no se podrán multiplicar en sus funciones. Ya nos gustaría que estuvieran en dos lugares al mismo tiempo, y realizando dos tareas, pero es obviamente imposible. Así que, necesariamente, deberán desatender una de las tareas: o el día a día, o dedicarse a aprender a usar las herramientas del nuevo entorno tecnológico.

Se dirá que estas tareas pueden coexistir. Cierto, pero la dinámica real, del día a día, indudablemente se verá afectada.

Es esta una fase muy delicada, en la cual se deberá contar, y mucho, sobre las capacidades y el sacrificio de los funcionarios. Si no contamos con ello, lo más seguro es que no saldremos nunca del área roja.

Explicado porque la productividad puede bajar justo cuando más altas son las inversiones, ¿por qué tenemos que mirar a estas últimas? ¿No habíamos quedado en que éstas, aunque menguantes con el paso del tiempo, iban a estar claramente definidas?

Pues, la experiencia nos dice que no es así. Como en todos los casos de inversiones tecnológicas, si el momento de la inversión más alta coincide a lo largo de demasiado tiempo con la bajada de la productividad (indicado en el gráfico, por una línea azul), empezarán las quejas de los participantes en este cambio.

“Se estaba mejor antes”, “Tanto dinero invertido y la situación está peor”, etc. Estos comentarios (entre los ciudadanos, los funcionarios, los responsables políticos) pueden afectar a las decisiones de las inversiones y hacer que la curva verde descienda con una pendiente más inclinada de la que aparece indicada en el esquema.

La frustración generada por los proyectos de implantación de e-Administración que no van a buen fin, a parte de hacer que la productividad aumente de manera más lenta, puede hacer replantear las inversiones y hasta paralizarlas. En este caso, la línea verde no llegará a acotar el área roja de déficit. En este escenario catastrófico Escenario-catastrofico.ppt nos tendremos que rendir y aceptar el fracaso del proyecto.

Es por eso que hay que aceptar esta eventualidad y estar siempre atentos a los indicadores de alerta. Tenemos la seguridad de que no todos los procesos de implantación llegarán a buen fin, pero siempre podremos minimizar los daños. Desde luego, un escenario pesimista será siempre mejor que un escenario catastrófico.

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Los costes de implantación de e-Administración – 2ª Parte

enero 17, 2008

Para intentar afinar un poco más la puntería, quizás sea mejor plantear otros dos posibles escenarios, para analizar los costes de implantación de la e-Administración.

Al lado de un escenario hipotético, planteamos otras dos posibles alternativas, una optimista y otra pesimista.

En el Escenario Optimista (escenario-optimista.ppt), lo que de verdad cuenta es la figura que indica la productividad. Ésta no arranca de cero, ya que los funcionarios poseen una serie de conocimientos y habilidades que les permite adecuarse rápidamente (prácticamente, desde el momento 0) a las nuevas herramientas, necesarias para la e-Administración (gestor documental, firma electrónica, nuevos procesos administrativos, etc.).

De esta forma, el momento del encuentro entre las inversiones realizadas por la Administración y su rentabilidad económica se realizará antes y disminuiremos el área roja.

Los “peros“: ¿está el cuerpo de los funcionarios, en todos los ámbitos, en condiciones de adecuarse desde el principio a esta nueva realidad? ¿Serán las herramientas a disposición de los funcionarios las más adecuadas para hacer más ágiles los trámites administrativos? ¿Alguien ha preguntado a los funcionarios su opinión?

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Los costes de implantación de e-Administración – 1ª Parte

enero 17, 2008

Ya ha empezado la cuenta atrás para el próximo 1 de enero de 2010, momento en el cual las Administraciones Públicas ya tendrán todos los trámites administrativos disponibles para que el ciudadano acceda a ellos a través de canales electrónicos.

La cuenta atrás está emparejada con la creciente preocupación por los costes de implantación de la e-Administración. Hasta hay algún responsable político que se pregunta “¿Cuándo vamos a recuperar la inversión realizada?”. Es decir, ¿cuándo se verá recompensado el esfuerzo económico de las Administraciones?

Planteo aquí tres escenarios, con pequeños (y mal dibujados) esquemas que espero ilustren la situación.

Escenario Hipotético (PowerPoint)

Tenemos un flujo de inversiones de las Adminsitraciones Públicas que, al calor de las exigencias de la Ley 11/2007, se incrementa rápidamente, para después decrecer paultainamente con el tiempo. Los fondos públicos no son ilimitados y, tarde o temprano, bajarán para destinarse a otras prioridades.

También tenemos una línea que representa la productividad de la Administración Pública. En este escenario hipotético, asumimos que los trabajadores van aprendiendo, desde cero, a usar las nuevas herramientas a un ritmo constante.

También tenemos un área (mal) dibujada en rojo, que indica los momentos de déficit, en los cuales las inversiones realizadas son superiores a la productividad aportada.

En el punto en el que se encuentran la línea de las inversiones con la de productividad, empieza el momento en el cual la Administración habrá recuperado su inversión y la productividad de su organización dará un mejor servicio a los ciudadanos. A partir de ahí, el esfuerzo habrá valido la pena, incluso desde un punto de vista económico.

Hay muchos “peros” en este esquema. Pero confío en la paciencia de los lectores para ir analizándolos de uno en uno.

Para empezar: ¿cuándo de cruzarán las dos líneas? Pues, dependerá, evidentemente, de las pendientes de las dos curvas. Quizás, la de la inversión sea más fácil de calcular, ya que bastará con ver las previsiones de gasto que las Administraciones Públicas tienen para la implantación de la e-Administración.

¿Y la curva de la productividad? No tengo una respuesta clara, pero sí puedo identificar algunos de los factores que pueden incrementar esta pendiente: formación, capacitación y apertura a la mentalidad de cambios. No hay que olvidar que el ciudadano exige el Acceso a la e-Administración (es su derecho), así que mejor será ponerse a ello.

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El art. 13 de la Ley 11/2007 – 4ª Parte

enero 10, 2008

Bien, ahora conocemos algunos de los pro y contra de las distintas formas de identificar y autenticar los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Electrónicas.

Pero ¿cómo sabemos que el portal que estamos visitando es de verdad el portal de mi Ayuntamiento? ¿No estaremos dando nuestros datos a un impostor, que aprovechará nuestros datos para perjudicarnos?

Para intentar dar una respuesta a estos temores, nada infundados, el art. 13.3 de la Ley 11/2007, elenca una serie de medidas que permitirán que los portales de la Administración nos digan quiénes son y nosotros, los usuarios, nos podremos fiar.

Sin entrar en consideraciones de carácter técnico, que no están a mi alcance, podríamos decir que una Web de una Administración es la que dice ser si, pinchando en el icono del candado que aparece abajo a la izquierda, nos aparece el certificado de seguridad que autentifica esa página.

Además, deberemos ir a verificar que el certificado que está asociado a la Web está todavía vigente.

Una vez más, toda seguridad aplicada a las relaciones entre Administraciones y ciudadanos, puede resultar inútil si no enseñamos a los usuarios a tomar las debidas precauciones y así verificar la identidad y autenticidad de las partes.