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Es menos difícil de lo que parece

diciembre 19, 2007

Siguiendo con nuestro relato de las experiencias en materia de implantación de e-Administración en las Entidades Locales, apuntamos hoy el resultado de las primeras jornadas de “formación” impartidas a los funcionarios de algunos Ayuntamientos.

En realidad, no debería hablarse de “formación”, si no casi de indicaciones sobre el futuro que espera a los funcionarios, pieza clave en la implantación exitosa de e-Administración.

He utilizado anteriormente la expresión de “estímulo” y es lo que se ha intentado hacer en esas jornadas, es decir, se ha intentado abrir un debate de cómo tiene que cambiar la administración para la que trabajan. La presentación se puede encontrar en www.netconsulting.es

Después de un rápido repaso a la situación actual de la administración local y su nivel de interactuación con los ciudadanos, he preguntado: “¿En qué ha facilitado vuestro trabajo el uso de las nuevas tecnologías?”.

La verdad es que la respuesta ha sido bastante desoladora, ya que la tecnología de la información, en realidad, ha proporcionado más seguridad y ha evitado pérdidas pero, a la hora de la verdad, no ha hecho más ágil la gestión de los asuntos administrativos.

“¿Y si cambiáramos todo eso? ¿Por dónde queréis empezar?”. Las expresiones escépticas se han multiplicado al instante. No era yo el primer consultor que le prometía una solución mágica con la que eliminar de sus mesas tantos papeles y ya se habían visto algunos fracasos en proyectos anteriores.

Hemos optado por estructurar las necesidades de los departamentos y buscar una herramienta que, en realidad, nos permitiera controlar “quién hace qué y cuándo”.

Esta herramienta, a falta de una mejor definición técnica, la hemos bautizado “Sistema”. ¿Cuáles son sus características?

La primera es que todos los funcionarios que trabajen en un acto administrativo tengan la posibilidad de compartir la información y puedan colaborar en la redacción del expediente.

Escuchando las aportaciones de los funcionarios, coincidía con ellos en lo ilógico que resulta, por ejemplo, que en las peticiones de un simple “vado”, tengamos que aportar tantos documentos (en papel, por supuesto) cuantos intervinientes se necesitan para la resolución del expediente: registro de entrada, técnico de urbanismo, policía local, técnico de hacienda y recaudación y visado definitivo.

De repente, la petición de un vado se convertía en la creación de un expediente tan enorme que costaba gestionar. Además, cada uno de los funcionarios que participaban en la redacción del acto, ¡guardaba una copia de su aportación!

¿La solución? Conectar todos los funcionarios a un Sistema de Gestión Documental, donde las aportaciones son firmadas electrónicamente, existe el control de las fases del expediente, se sustituye automáticamente a los funcionarios ausentes (bajas, vacaciones, cursos, etc.) y, asunto fundamental, la única información impresa es la notificación de concesión/denegación de la petición del ciudadano.

¿Existe este “sistema”? La respuesta es sí. No se trata de ninguna pócima milagrosa; se trata simplemente de superar con éxito estas dos fases:
– diseñar el procedimiento administrativo;
– elegir un sólido Gestor Documental que permita llevar a cabo el procedimiento elegido;
– hacer llegar el resultado del acto administrativo al ciudadano, de una manera rápida, segura y ajustada a derecho.

La próxima vez, veremos cómo el ciudadano se beneficia de la implantación de un buen Gestor Documental.

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