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Los costes de implantación de e-Administración – 1ª Parte

enero 17, 2008

Ya ha empezado la cuenta atrás para el próximo 1 de enero de 2010, momento en el cual las Administraciones Públicas ya tendrán todos los trámites administrativos disponibles para que el ciudadano acceda a ellos a través de canales electrónicos.

La cuenta atrás está emparejada con la creciente preocupación por los costes de implantación de la e-Administración. Hasta hay algún responsable político que se pregunta “¿Cuándo vamos a recuperar la inversión realizada?”. Es decir, ¿cuándo se verá recompensado el esfuerzo económico de las Administraciones?

Planteo aquí tres escenarios, con pequeños (y mal dibujados) esquemas que espero ilustren la situación.

Escenario Hipotético (PowerPoint)

Tenemos un flujo de inversiones de las Adminsitraciones Públicas que, al calor de las exigencias de la Ley 11/2007, se incrementa rápidamente, para después decrecer paultainamente con el tiempo. Los fondos públicos no son ilimitados y, tarde o temprano, bajarán para destinarse a otras prioridades.

También tenemos una línea que representa la productividad de la Administración Pública. En este escenario hipotético, asumimos que los trabajadores van aprendiendo, desde cero, a usar las nuevas herramientas a un ritmo constante.

También tenemos un área (mal) dibujada en rojo, que indica los momentos de déficit, en los cuales las inversiones realizadas son superiores a la productividad aportada.

En el punto en el que se encuentran la línea de las inversiones con la de productividad, empieza el momento en el cual la Administración habrá recuperado su inversión y la productividad de su organización dará un mejor servicio a los ciudadanos. A partir de ahí, el esfuerzo habrá valido la pena, incluso desde un punto de vista económico.

Hay muchos “peros” en este esquema. Pero confío en la paciencia de los lectores para ir analizándolos de uno en uno.

Para empezar: ¿cuándo de cruzarán las dos líneas? Pues, dependerá, evidentemente, de las pendientes de las dos curvas. Quizás, la de la inversión sea más fácil de calcular, ya que bastará con ver las previsiones de gasto que las Administraciones Públicas tienen para la implantación de la e-Administración.

¿Y la curva de la productividad? No tengo una respuesta clara, pero sí puedo identificar algunos de los factores que pueden incrementar esta pendiente: formación, capacitación y apertura a la mentalidad de cambios. No hay que olvidar que el ciudadano exige el Acceso a la e-Administración (es su derecho), así que mejor será ponerse a ello.

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Es menos difícil de lo que parece

diciembre 19, 2007

Siguiendo con nuestro relato de las experiencias en materia de implantación de e-Administración en las Entidades Locales, apuntamos hoy el resultado de las primeras jornadas de “formación” impartidas a los funcionarios de algunos Ayuntamientos.

En realidad, no debería hablarse de “formación”, si no casi de indicaciones sobre el futuro que espera a los funcionarios, pieza clave en la implantación exitosa de e-Administración.

He utilizado anteriormente la expresión de “estímulo” y es lo que se ha intentado hacer en esas jornadas, es decir, se ha intentado abrir un debate de cómo tiene que cambiar la administración para la que trabajan. La presentación se puede encontrar en www.netconsulting.es

Después de un rápido repaso a la situación actual de la administración local y su nivel de interactuación con los ciudadanos, he preguntado: “¿En qué ha facilitado vuestro trabajo el uso de las nuevas tecnologías?”.

La verdad es que la respuesta ha sido bastante desoladora, ya que la tecnología de la información, en realidad, ha proporcionado más seguridad y ha evitado pérdidas pero, a la hora de la verdad, no ha hecho más ágil la gestión de los asuntos administrativos.

“¿Y si cambiáramos todo eso? ¿Por dónde queréis empezar?”. Las expresiones escépticas se han multiplicado al instante. No era yo el primer consultor que le prometía una solución mágica con la que eliminar de sus mesas tantos papeles y ya se habían visto algunos fracasos en proyectos anteriores.

Hemos optado por estructurar las necesidades de los departamentos y buscar una herramienta que, en realidad, nos permitiera controlar “quién hace qué y cuándo”.

Esta herramienta, a falta de una mejor definición técnica, la hemos bautizado “Sistema”. ¿Cuáles son sus características?

La primera es que todos los funcionarios que trabajen en un acto administrativo tengan la posibilidad de compartir la información y puedan colaborar en la redacción del expediente.

Escuchando las aportaciones de los funcionarios, coincidía con ellos en lo ilógico que resulta, por ejemplo, que en las peticiones de un simple “vado”, tengamos que aportar tantos documentos (en papel, por supuesto) cuantos intervinientes se necesitan para la resolución del expediente: registro de entrada, técnico de urbanismo, policía local, técnico de hacienda y recaudación y visado definitivo.

De repente, la petición de un vado se convertía en la creación de un expediente tan enorme que costaba gestionar. Además, cada uno de los funcionarios que participaban en la redacción del acto, ¡guardaba una copia de su aportación!

¿La solución? Conectar todos los funcionarios a un Sistema de Gestión Documental, donde las aportaciones son firmadas electrónicamente, existe el control de las fases del expediente, se sustituye automáticamente a los funcionarios ausentes (bajas, vacaciones, cursos, etc.) y, asunto fundamental, la única información impresa es la notificación de concesión/denegación de la petición del ciudadano.

¿Existe este “sistema”? La respuesta es sí. No se trata de ninguna pócima milagrosa; se trata simplemente de superar con éxito estas dos fases:
– diseñar el procedimiento administrativo;
– elegir un sólido Gestor Documental que permita llevar a cabo el procedimiento elegido;
– hacer llegar el resultado del acto administrativo al ciudadano, de una manera rápida, segura y ajustada a derecho.

La próxima vez, veremos cómo el ciudadano se beneficia de la implantación de un buen Gestor Documental.