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SIGEM: Gestión de Expedientes (2ª parte)

febrero 27, 2009

Siento no haber seguido con la constancia debida el estudio del SIGEM, pero es fácil entender que el trabajo diario, la crisis, el estudio y mil cosas más no permiten seguir el ritmo de publicaciones deseado (por mí, claro está).

Vuelvo, después del primer post, a la Gestión de Expedientes, para ver cómo funciona por dentro el gestor documental, estrella del Plan Avanza. También aprovecho para denunciar errores gramaticales que se repiten constantemente en los manuales del SIGEM. Por favor,  en las frases que empiezan por “En ésta pantalla…”, “ésta” es adjetivo y no lleva tilde.

Para gestionar los expedientes (mejor dicho, los modelos de expedientes), el usuario tiene que identificarse a través de una simple pantalla donde introducr “usuario” y “contraseña”. No está de más verificar que este usuario tenga las capacidades profesionales para rediseñar los procedimientos administrativos de la entidad. Creo aconsejable incluir la colaboración de los Servicios Jurídicos de la entidad, así como el Secretario Municipal, en el caso de los Ayuntamientos.

Llegado a este punto, me esperaba encontrar las indicaciones sobre cómo dar de alta un procedimiento, mientras que me encuentro con el apartado “cómo dar de alta una fase” (dentro de un procedimiento). catalogo-de-fasesAdemás, en la redacción de este manual no estaba presente ningún abogado administrativista, si no no habría permitido que la fase de “Instrucción” fuera posterior a la fase de “Resolución“.

Pues, sigamos la lógica del manual y demos de alta una Fase de un procedimiento todavía por crear.

propiedades-de-la-fasePara rellenar estos campos, tendremos que recurrir a elementos a los principios del Derecho Administrativo. De paso, ¿quién es el Jesús que aparece como usuario de esta prueba?

Volviendo a las fases, pongamos que éstas sean sólo las siguientes:

1. Iniciación

2. Instrucción

3. Finalización

Dentro de cada fase, lógicamente tendremos varias más, como por ejemplo, la 2.1. de Subsanación, y las 3.1 Deliberación y 3.2. Notificación. Estas subfases, en la terminología del manual del SIGEM se llaman “trámites“.

Este momento es muy delicado, porque es el momento en el cual se rescribe un procedimiento administrativo, así que se invita a que lo que resulte de esta reingeniería del procedimientos encaje en la normativa que lo sustenta.

A cada “trámite” se le pueden asociar “documentos” que pueden ser el fruto de “plantillas” predeterminadas. Una vez más, es necesario hacer una pequeña consideración jurídica. Cuidado con las “plantillas”, cuando éstas se usan como “motivación” de los actos administrativos. Aunque en la práctica diaria, es muy útil utilizar plantillas preconfeccionadas, la aplicación indiscriminada de las mismas puede acarrear, una vez más, la nulidad del acto administrativo, por falta de un elemento fundamental del mismo, es decir, la motivación de ese asunto en particular.

Insisto mucho en las capacidades técnicas y legales de los que participan en esta fase. Aquí el usuario puede incluso eliminar una fase del procedimiento y esto puede afectar a la legalidad de toda la tramitación.

Seguiré con las “entidades” si al final me aclaro qué son.

4 comentarios

  1. Un detallado estudio del SIGEM, Amedeo. De todas formas, desconozco si se está utilizando en algunas Administraciones y cuáles son los resultados que se están obteniendo. Porque equivocarse en una cosa tan básica como es la cronología en las fases del procedimiento … es un poco fuerte (fase de instrucción después de la fase de resolución).


  2. Para disculpar a la gente que ha hecho el software, en realidad, hay que decir que las fases se pueden intercambiar. Así qu, en vez de tomarlo como un error, lo tomaremos como un lapsus.
    Este SIGEM da mucho de sí. Lo que no me parece bien es la falta de decisión política, por lo menos en la Comunidad Valenciana, sobre qué herramientas utilizar en materia de Administración Electrónica. Veremos.


  3. Pues eso, Amedeo. Que mucho SIGEM, mucho programa …. pero, a la hora de la verdad, pocas administraciones se echan p’alante para utilizarlo o, por lo menos, para intentar ponerlo en práctica.


  4. Pues, si la gente de la Universidad de Salamanca quisiera, podría aportar sus soluciones y sus visiones del uso de estas herramientas.
    Lo importante es dar ejemplos de éxito, para que el resto de Administraciones se animen. Esto es difícil, pero no imposible.



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