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SIGEM – 2º Parte (algo sobre el Registro)

septiembre 15, 2008

Lo prometido es deuda, así que sigo destripando la documentación de este gestor documental, para ver qué se puede adelantar, sobre todo en lo que se refiere a sus funciones y utilidades.

Según la documentación disponible, el SIGEM consta de 5 módulos, que son:

  • Registro
  • Tramitación Técnica
  • Expedientes
  • Archivo
  • Pasarela

Empezaré por el Registro, reportando la configuración general del sistema, junto con algunas observaciones sobre aspectos que se podrían mejorar.

El esquema general del Registro es el indicado por este dibujito, siendo la parte en rojo, la actividad propia de este módulo.

El Registro está pensado para recibir documentos en el soporte tradicional del papel y en soporte electrónico. En el segundo caso, la tramitación (mejor dicho, el paso a la fase de distribución) es más sencilla ya que tenemos, desde el principio, el llamado expediente electrónico.

En el caso de presentación “tradicional” de una instancia-solicitud en soporte papel, el Registro, a parte de proporcionar los asientos registrales informatizados, podrá también digitalizar los documentos anexos en soporte papel. De esta forma, la instancia-solicitud del ciudadano, presentada en papel, proseguirá su iter administrativo sólo en formato electrónico. Si sólo la administración electrónica se quedara en esto, sería un gran adelanto, con toneladas de papel ahorrado (en copias) a lo largo del tiempo.

Pero, las funciones del e-Registro son también otras. A partir de este momento, la documentación ya está en mano de la Administración y ésta la distribuye entre sus propias unidades administrativas. Por comodidad de ejemplos, imaginemos que la instancia-solicitud de un ciudadano a su Ayuntamiento lleva un código en su margen superior derecho con las siglas URB-08-09-12-E0001.

El SIGEM debería poder enviar, a través del canal de distribución, de forma automática, la solicitud número 1, del día 12 de septiembre de 2008, a la Concejalía de Urbanismo, donde, el Jefe de Sección (¿a mano? ¿automáticamente?), repartirá el expediente en función de las cargas de trabajo, ausencias, competencias, etc. entre sus funcionarios.

Tanto la parametrización de los códigos de los expedientes, así como la distribución de los expedientes se podrá gestionar desde el apartado de Administración del Registro. Es aquí donde tendremos que tener cuidado con los parámetros que podrán ser admitidos por el Registro. Recordemos que, según el art. 24.2.b), Ley 11/2007, se podrán admitir no sólo los documentos normalizados (los que llevan el mencionado código URB-08-09-12-E0001 del ejemplo), si no también “cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro“.

Aquí creo que empezamos a tener un problema. En el antiguo mundo de la Administración en papel, si quería presentar una instancia al Ayuntamiento de Melilla y me encontraba de vacaciones en Coruña, me daba un paseo por el pórtico de la zona de la Ciudad de Cristal, me iba a la Subdelegación del Gobierno y presentaba el escrito. Ya se encargaría la Administración de hacer llegar mi instancia al órgano competente.

Pues, con el texto del art. 24.2.b en la mano, ya no tengo tan claro que esta práctica, muy beneficiosa para el ciudadano, se pueda trasladar al Registro electrónico. Es decir, éste admitirá cualquier tipo de escrito (independientemente del soporte utilizado) dirigido a esa administración, pero no admitirá un escrito dirigido a cualquier otra administración.

Para que estos tipos de escritos se puedan recibir, será necesaria un previo convenio de colaboración, entre las Administraciones que quieran intercambiar las funcionalidades de sus registros electrónicos.

Eso quiere decir que la Administración Municipal de, por ejemplo, Miravete de la Sierra ya puede ir firmando un convenio con, pongamos, la Diputación de Teruel, para habilitar los registros electrónicos de ambos.

Se entrevé ya la creación de una jungla de convenios de reconocimientos mutuos, donde la interoperabilidad será el gran debate. Ayuntamientos de Extremadura, con el Open Office y con servidores Unix y Linux, deberán tener una plataforma de registro común con cualquier otra administración de signo Windows.

Por cierto, y si el alcalde de mi ciudad no quiere firmar un convenio de colaboración con nadie ¿eso quiere decir que no podré usar nunca este e-registro para comunicarme con otras administraciones? ¿Quedará todo a espensas de la voluntad de las partes?

Me temo que el instrumento del convenio, en este caso, no es más apropiado.

Todavía queda mucho rato y estamos sólo en el módulo de Registro.

8 comentarios

  1. Por lo que veo son múltiples las ventajas que presenta este gestor documental. Yo trabajé durante dos años en una Unidad de Registro de Entrada/Salida y la verdad es que con un sistema como el que acabas de explicar se agilizaría muchísimo la llegada de la solicitud a su destino. De la otra forma, un papel tardaba hasta dos días en llegar a la unidad competente para su tramitación.


  2. La herramienta existe y puede funcionar. De hecho, las máquinas, generalmente, no fallan. Sólo hay que estar atentos a las personas que usan estas “máquinas”.

    Además, dicho entre nosotros, no corren buenos tiempos para el SIGEM, según dicen en los pasillos.


  3. El art.24.2 pienso se refiere exclusivamente a documentos ELECTRONICOS.
    Los normalizados y los q no lo estan.
    Al ser electrónico siempre cabe la posibilidad de mandarlo a la Admón q corresponda..

    porque el artículo dice REGISTROS ELECTRONICOS, o sea q no son físicos, no vas a ellos..te pones en tu casa delante del ordenata y envías lo q quieras..


    • Hola, Bea. He vuelto de vacaciones y he leído el comentario. No creo estar en mi mejor día, pero no entiendo exactamente qué quieres decir. Si pasas de nuevo por este blog, por favor, aclárame la aportación, ya que el asunto del Registro es una de las partes que más me gustan. Lo dicho, a ver si tomando café… Gracias.


  4. Hola Amadeo,

    acabo de toparme con este blog buscando información sobre herramientas de registro electrónico y antes de nada felicitarte por él.

    Aunque no puedo hablar en nombre de Bea, creo que se refiere a lo siguiente: con los registros tradicionales si que tiene sentido lo que comentas, de estar en A Coruña y realizar un trámite en su registro para el ayuntamiento de Melilla.

    Sin embargo, si ambas administraciones tienen habilitados registros electrónicos a los que el ciudadano puede acceder a través de internet, ¿Qué sentido tendría realizar un trámite a través del Registro electrónico de A Coruña para un trámite en el ayuntamiento de Melilla cuando puedo acceder directamente al Registro Electrónico de este último?

    El único sentido que le veo sería en el caso de querer realizar varios trámites en distintas administraciones y poder realizarlas todas desde una única sede electrónica. Esto puede ser muy práctico pero conlleva por detrás bastante complejidad en cuanto a interoperabilidad entre AAPP y supongo que de ahí la necesidad de los convenios.

    Saludos


    • Hola Borya, gracias por los cumplidos, que siempre animan.
      Por lo de mantener las prácticas de la Administración en papel también en la futura (?) e-Administración, lo del Registro sigue sin convencerme.
      Ejemplo: se ha caído el servidor del Registro de la Administración donde quiero presentar mi instancia y voy contrarreloj. ¿Dónde presento mi instancia?
      Si tengo suerte, la Ordenanza de creación del Registro Electrónico que se ha caído habrá previsto un alargamiento de los plazos. ¿Y si no lo ha hecho?
      Además, espero poder encontrar un link a la Ordenanza, pero no me imagino que salga la pantalla: “El servidor se ha caído, pero Usted puede hacer click aquí para leerse la Ordenanza y saber cómo se comporta esta administración en estos casos de indisponibilidad del servicio”.
      Es posible, pero lo dudo. Entoces, ¿no sería mejor que, a malas, exista un “registro de emergencia”, de ámbito nacional, comunitarios, provincial o lo que sea, que se trague todo y que después lo devuelva a la Administración con el servidor del registro tumbado?
      Si tienes alguna disposición de creación de e-Registro, por favor, te pido el favor de controlar si dice algo sobre “indisponibilidad del servicio” y que lo cuentes aquí. Si tuviera tiempo… Maldita crisis!!!
      Gracias


  5. para los casos en los que el registro electrónico esté caido el real decreto 1671/2009 contempla lo siguiente en el punto 2 del artículo 30:

    “En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del registro electrónico, y siempre que sea posible, se dispondrán las medidas las medidas para que el usuario resulte informado de esta circunstancia así como de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento. Alternativamente, podrá establecerse un redireccionamiento que permita utilizar un registro electrónico en sustitución de aquél en el que se haya produciodo la interrupción”

    Entiendo que con este parrafo queda contemplada dicha casuística aunque con bastante libertada para que cada AAPP la gestione como crea más conveniente, pero contemplada al menos: aviso al ciudadano, ampliación de plazos e incluso la posibilidad de un e-registro de back-up.

    Sobre las disposiciones me temo que no tengo ninguna.

    Saludos


    • Has dado en el clavo! El post es de Septiembre de 2008 y el R.D. que empieza a resolver el problema es del 18 de noviembre de este año. Es decir, 13 meses después de que planteamos el asunto.
      Los problemas son de orden práctico y me he prometido a mi mismo leerme ese importante R.D.
      A bote pronto ¿qué diablos significa: “siempre que sea posible”? Por mi experiencia, tengo una interpretación de esta norma, pensada poniéndome en lugar de un técnico informático de un Ayuntamiento: “Pues, va a ser que no es posible” y asunto solucionado.
      No.
      No se trata que no se caiga el servidor del Registro, estas cosas pasan. Lo que sí debería ser obligatorio (y no podrá serlo, por la maldita frase de arriba) es que, si no es posible acceder al Registro, que salte un pantallazo (lenguaje no técnico, pero nos entendemos) que diga “Servicio interrumpido a las xx horas del día zz. Plazos interrumpidos a partir de ese momento hasta restablecer el Servicio”.
      En ese momento, cargamos al ciudadano con la resonsabilidad de conectarse cada 5 minutos para ver si se ha restablecido el servicio y los plazos han vuelto a correr.
      Demasiadas cosas que analizar en este reducido espacio, pero gracias a tu intervención ya tengo un estímulo más para irme a estudiar el R.D. que tenía aparcado para “mejores tiempos”.
      Gracias y un saludo



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